Potrebna je potvrda dokumentacije o donesenim odlukama u situacijama kada se poduzimaju kolektivno. Najčešći način snimanja tijeka događaja jest korištenje vrste zapisa podataka, kao što je protokol.
Riječ "protokol" ima nekoliko značenja - to može biti i utvrđeni postupak za radnje u određenoj situaciji i uredno formalizirani službeni dokument koji sadrži podatke o dosljednom napretku rasprave, raspravama i odlučivanju na sastancima i sastancima, konferencijama i sastancima. Treba uzeti u obzir da ima nekoliko oblika, različite u njihovoj svrsi. Zapisnik o sastanku stanara dokument je neznatno različite kategorije od, primjerice, protokola istražnih tijela ili drugog nadzornog tijela.
Susreti stalnih / privremenih kolegijalnih zajednica (odbori, skupštine dioničara, rezidenti, upravni odbor) podliježu obveznoj dokumentaciji. Ovisno o odluci predsjednika organizacije ili grupe, zapisnik sastanka može se čuvati u cijelosti (temeljiti zapis govora, rasprava, pitanja i odgovora) ili skraćeni oblik. U pravilu, tijekom sastanka, tajnik ili druga odgovorna osoba vodi evidenciju o svemu što se događa, prikuplja srodne materijale koje pružaju sudionici, a zatim ih spaja u jedan dokument.
Što se tiče zahtjeva za ovaj službeni dokument, one su navedene u državnoj normi koja regulira ispravni postupak registracije. Dakle, u zapisniku sastanka vlasnika stanara ili predstavnika drugih grupa i organizacija, osim imena dokumenta i organizacije, datuma događaja i dnevnog reda, nužno je navesti podatke o predsjedniku, tajniku i sudionicima.
Ukratko, pregled informacija je sljedeći: slušano - djelovalo (i) - odlučeno / odlučeno. Istinitost navedenih podataka potpisuje predsjedatelj i tajnik. Ako je potrebno, sudionici sastanka mogu dobiti i punu kopiju zapisnika o sastanku i ekstrakt iz bilo kojeg dijela.
Neke nijanse na informacijskim podacima nose dokument koji odražava tijek kolektivnih sastanaka stanovništva koji žive u višeobiteljskim zgradama. U tom slučaju, nužno su uključeni i podaci o obliku događaja (zapravo zbirka ljudi ili u odsutnosti na stavkama dnevnog reda), stvarna adresa i površina spomenutog samostalnog objekta, broj glasova i njihova glasanja, nužno uključeni u protokol sastanka vlasnika kuće.
Pored toga, obvezni dodatak dokumentu je prezimena sudionika (ili njihovih predstavnika) s brojem stana u posjedu. Ako je mišljenje stanara pristiglo u odsutnosti, tada dodatni popis treba navesti ne samo podatke o osobi, već i njegove odluke o svim pitanjima na dnevnom redu. Također treba sadržavati informacije o dokumentu kojim se potvrđuje vlasništvo ili posjedovanje određene prostorije u kući, kao i volju svakog građanina na predmetima navedenim na dnevnom redu u razumljivim i prihvaćenim oblicima (složiti se, ne slagati se, suzdržati se). Samo pod ovim uvjetima protok protokol sastanka stanara će imati pravnu snagu.