Vrste nomenklaturi poslova, njihovih mogućnosti i svrhu

Organizacija učinkovito upravljanje dokumentima u poduzeću je nemoguće bez stvaranja odgovarajućih uvjeta za to. или на бумажных носителях. Jedan od njih djeluje kao nomenklaturi poslova u elektroničkom obliku ili na papiru. Ako je stručnjak, čije su aktivnosti povezane s dokumentima, pitaju: „Koje su vrste nomenklaturi poslova”, - to mora ih nazvati. Činjenica da su takvi zaposlenici dužni znati klasifikaciju brzo se orijentirati u polja dokumentacije.

Raspon slučajevima: pojam, vrste, sadržaj, vrijednost

Prije opisivanja red stvaranja, razumije terminologiju. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Vrstama predmeta nomenklature su kategorije razvijene u propisanom obliku sustavnog popisa imena kompleksa dokumenata generiranih od strane tvrtke tijekom svog djelovanja, što ukazuje na razdoblja skladištenja. Oni su potrebni za brzu potragu za potrebnim radnjama. brzina transakcija će ovisiti o opsegu kvalitete. Liste se koriste za distribuciju i grupa akata provodi se u mapi, sigurnim indeksacije utvrđenim razdobljima zadržavanja. Oni pružaju stvaranje referentne datoteke i služe kao izvor računovodstvo informacije. , как типовая, примерная, индивидуальная. U praksi, ove vrste nomenklature koristi radi kao tipični, uzorno pojedinca. Društvo je dužno da samostalno izraditi popis uzimajući u obzir specifičnosti njihove aktivnosti.

zahtjevi

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. S obzirom na niz vrsta predmeta, njihove karakteristike i svrhu, propisi definiraju pravila se koriste u njihovoj kompilaciji. prati tijekom formiranja lista:

1. Obratite pozornost na jedinstvo pristupa računovodstvu, opisuje, organiziranje, pretraživanje i spremanje dokumenata.
2. Koristite indeksiranje. Ona pruža izmjena i dopuna, ispravke i dopune relevantnih dijelova liste.
3. Kontrola indeksa stabilnosti.

Opće karakteristike

, указанные выше. Osvrnimo se nakratko i na svrhu i opseg vrstama predmeta navedenih. Pojedinačne liste su razvijeni za određenu organizaciju. Oni odražavaju dokumentaciju koja se koristi za svakodnevno svojim aktivnostima. U istoj industriji imaju u svom sastavu tvrtke koje koriste istu vrstu djela. номенклатуры дел. Za njihovu ujedinjenju i grupa standardnim nomenklatura io e poslove. Potonji ima preporuke. дел являются обязательными. Tipične vrste predmeta nomenklature su obavezna. Oni su obično instalirani s jedinstvenim indeksom za tvrtke u cijeloj industriji (sustava). Tipični primjeri i nomenklatura sastavljen roditelj organizacije. Oni služe kao osnova za formiranje pojedinih oglasi za određene poslovne subjekte. Oni, pak, podložno sporazumu s višim strukturama. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Vrste nomenklaturi poslova i njihov dizajn su pokrenuti od strane kvalificiranih stručnjaka. Oni su privučeni inventara i organizaciji rada s njima. Formirana nomenklatura trebaju biti usklađene s uredskim i arhive poslovanja.

važan faktor

Nomenklatura poslova mora biti prisutan u svakom poduzeću, neovisno o postojanju normi ili inventara. Za organizaciju se smatra optimalnim razvoj konsolidirane dokumenta. подразделений. To uključuje sve vrste nomenklaturi poslova odjela. Konsolidirana lista dogovoreno s odgovarajućim arhivi. Nakon njegova odobrenja, lider u strukturnim jedinicama prenose dijelove iscjedak za upotrebu u njihovom radu.

Specifičnosti priprave

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Za zaposlenike, razvoj provjeru, važno je znati ne samo što su različite vrste nomenklaturi poslova, ali i sastav, broj dokumenata koji se koriste u poduzeću. U svojim aktivnostima, stručnjaci koriste položaj organizacije, struja i prošlogodišnji popis djela, osoblja, klasifikacije, inventar, referentne datoteke i tako dalje. Klasifikacija nomenklatura shema ovisit će ponajprije o strukturi poduzeća. Velikog značaja i funkcije koje ostvaruje organizaciju. U tom smislu, kao i kategorije klasifikacije može djelovati kao unutarnje podjele i zadataka upravljanja.

vrste dokumenata

Raspon slučajeva treba uključiti sve radnje koje odražavaju aktivnosti tvrtke. Dokumenti koji se koriste javnim udruge uključene u popis organizacija s kojima su stvorene. U nomenklaturi može biti prisutan i nedovršenog posla koji je došao iz treće strane tvrtki za rješenja, referentne datoteke. Nije uključeno u popis publikacija. To uključuje, između ostalog, uključuju odluke zbirke, biltene, priručnike, referentne časopise, brošure, znakove i tako dalje. Ne uključuju niz slova i drugih pomoćnih materijala, koje ne odražavaju glavne pravce organizacije.

Opći nalog

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Tekst nomenklature slučajeva poprima oblik popis područja i podpodručja klasifikacijske sheme. Istovremeno navedenim zaglavlja složenih dokumenata. Potrebne informacije iz dokumenata iskazuju se u obliku izvještaja. Nakon toga, oni se koriste u formiranju stavke projekta. Popis se može pojaviti u obliku tablice. Na primjer:

Nomenklatura poslova u popravni škole tipa 8

Određivanje jezik opisa

To se provodi u skladu s utvrđenim pravilima. Konkretno, oni bi trebali:

1. U općoj formi točno odražavaju sadržaj slučaju, sastav dokumenata koji se nalaze u njemu, vrste i funkcionalnu opremu.
2. Obuhvaćaju vezne elemente postavljene na jasan sekvencu:

• Naziv vrste ili podvrste. To može biti dopisni dnevnik, narudžbe, protokole, i tako dalje.
• Naziv organizacije / strukturne jedinice. Tu mora sadržavati podatke o developer / autor dokumenta.
• Naziv tvrtke, koja će biti upućena i iz koje se pretpostavlja da se djela koji se nalaze u predmetu.
• Kratak opis dokumenata.
• Naziv teritorija, koji je povezan sa sadržajem djela.
• Period (datum), na koju se dokumenti nalaze se u slučaju. Ona također pruža informacije o dostupnosti primjeraka.

Djeluje na jedno pitanje

U formuliranju naslove slučajevima u kojima postoje takvi radovi, ako se ne radi izvršenja slijed, riječ „Dokumenti”, a na kraju (u zagradama) pokazuju njihove glavne vrste. To može biti izvještaji, planovi, itd formulacije mogu primjerice biti kako slijedi :. „Dokumenti o seminarima na arhiva u poduzeću (popis preporučenih nastavnih publikacija, popisi)”.

prepiska

Naslovi slučajevi u kojima je sadržana, uključuju odgovarajući pojam. Nakon riječi „dopisivanje” ukazuju na ono pitanje i kod kojeg je proveden. U naslovu slučajevima u kojima postoje slova homogene dopisnici, njihova imena nisu dani. Umjesto toga, oni ukazuju na zajedničke vrste. Tekst je, na primjer, može biti ovo: „Usklađenost s grane na godišnjoj izvještavanje i planiranje organizacije.” Ako postoje slova u različitim dopisnika, oni su također nije na popisu. U tom slučaju, navesti samo predmet komunikacije. Na primjer: „Dopisi o pitanjima koja se odnose na prilagodbu osoblja” Ime određenog dopisnik pokazuju samo kada je u stvari može sadržavati samo slova na njemu i iz njega.

Dokumenti koji se odnose na određenu mjestu

Ako se stvari nastaju iz takvih djela, naslovi su navedeni nazivi odgovarajućih administrativnih-teritorijalna jedinica. To treba uzeti u obzir niz nijansi:

1. Ako je sadržaj set dokumenata uključuje nekoliko homogenih područja, njihova specifična imena nisu navedena. U ovom slučaju, s obzirom na njihov ukupni naziv modela. Tekst može biti: „Dokumenti o organizaciji interakcije šefova obrane u borbi protiv terorizma.”
2. Ako je sadržaj u vezi s jednom od administrativno-teritorijalne jedinice, njegovo ime je navedeno u zaglavlju.

dodatno

U naslov slučajevima, koji će uključivati planskih dokumenata / izjava uključuju podatke o razdoblju za koje su sastavljene. To može biti jedna četvrtina ili godine, pola godine. Naslovi slučajeva koriste sažeti homogene dokumente, prezime je navedeno u množini. Na primjer: „Narudžbe na promociju zaposlenika u organizaciji.”

Izrada svezaka

U slučajevima u kojima se pretpostavlja da će biti formirana od nekoliko dijelova (na primjer, s značajnu količinu dokumentacije), prvi formulirao zajedničko zaglavlje, a zatim (ako je potrebno) - naziv za svoje dijelove. Posljednji obavlja ažuriranje funkcija. Na primjer: „Memo za 2015.”, „Volume 1. dopisa za 1. polovici 2015. godine”. U toku formiranje i provjere kompleksa zaglavlja mogu biti navedene dokumente. Istovremeno je zabranjeno uključivanje u njima moderniji, nespecifične tekst. Konkretno, to nije dozvoljeno koristiti takve riječi kao „drugačiji”, „opće prepiske” i tako dalje. Preporuča se izbjegavati uporabu složenih zavoja i uvodnih riječi.

aerodinamičnost

To se može učiniti na dva načina:

1. Tijekom formiranja nomenklaturi cjelokupne organizacije na vrhu popisa izdržati naslove na poslu, uključujući i organizacijskih i administrativnih akata. Dalje, u silaznom redoslijedu njihove važnosti za označavanje imena ostalih kategorija (ugovorni, planiranja i izvještavanja, itd). Konsolidacija slučajeva u strukturi particije, kao i dodjelu prezimenima temelji se na specifičnim i funkcionalnih odnosa akata iz njih.
2. U formiranju konsolidiranoj listi imena sekcija će djelovati direktno imena podjele na temelju kojih se obavlja klasifikacija sheme. Imena su raspoređeni u skladu s osobljem.

Definicija pojmova

Pre-set razdoblje potrebno je osigurati organizaciju redovito praćenje njihove provedbe, pravovremene prilagodbe načina skladištenja. Na primjer, vrijeme može varirati od privremenog do trajnog, ako postoje razlozi za to. Propisani rok mora biti u skladu s modelom podataka (odjela) popis dokumenata koji nastaju tijekom rada poduzeća. Ako se takav popis nije dostupan, koristite približnu / tipičnu nomenklaturu. Određivanje razdoblja zadržavanja može se provoditi u suradnji s nadležnim tijelima Federalne arhiva.

dodjeljivanje indekse

To se provodi za operativne i bez grešaka identifikaciju predmeta i dokumenata uključenih u njima. Indeks predstavlja simbol formiran sa arapskim brojkama. To može uključivati kod podjele s dodatkom rednim brojem predmeta (s crticom). Na primjer, računovodstvo je dodijeljen kod 05. Kao dokument, uvodnom dijelu godišnjih zagovornika izvješća. Prema tome, u slučaju sadrži akt, kao dio konsolidirane liste je indeks 05-01.