Raspon slučajeva. Redoslijed nastajanja

Svi dokumenti nakon njihovog izvršenja moraju biti grupirane u slučaju. Pojam „posao” u skladu sa GOST 51141-98 treba shvatiti jedan dokument ili set dokumenata koji se odnose na određeni smjer organizacije i smještene u mapu pod zasebnim poklopcem. Za pravilan formacije, skladištenje i snimanje predmeta u svakoj organizaciji godišnje mora (uzimajući u obzir promjene u vanjskom i unutarnjem okruženju) komponenti nomenklatura poslova, što je neophodno za brzo pretraživanje dokumenata.

Kada formiranje poslove bilo koje jedinice trebaju biti vođeni zahtjevima jedinstvenog državnog sustava evidencije. Glavne odredbe navedene su u GOST 51141-98, glavne dokumente Odjela arhiva ruske Vlade, smjernicama arhivskih tijela liste dokumentarnog materijala. To je neophodno kako bi se uskladili s uvjetima skladištenja dokumenata i datoteka. Ako organizacija sa složenim strukture i mnoge funkcije u svakom odjelu i cijeloj organizaciji primjenjivati jednake principe organiziranja dokumenata, formiranje i indeksiranje slučajeva. Stoga Odjel nomenklatura poslova osoblja, kvaliteta usluge, bilo koji drugi strukturna jedinica ili organizacija bi trebala biti formirana uzimajući u obzir zahtjeve normativnim dokumentima.

U prvom koraku je identificirati probleme i kategorija dokumenata koji moraju uključivati slučajeve Nomenklatura jedinica ili organizacija. Trebamo nastaviti iz potrebe da se pokrije cijelu količinu dokumentacije kako bi se stvorili i dobiti. Kada vidite nova pitanja koja nisu obuhvaćena nomenklaturi, potrebno je napraviti dodatke. Obrazac poslova nomenklatura treba omogućiti pravovremeno ažurirati. Stoga, kada indeksiranje poslove treba osigurati mogućnost novih indeksa i uključuju zamjenu prethodno dodijeljene indekse već formirane slučajeve. Prolazeći nedovršeni posao prenijeti u sljedeću godinu rasponu od očuvanja izvornog broja.

Naslov svakom slučaju mora biti jasno i potpuno objaviti sastav predmeta i sadržaj dokumenata koji se nalaze u ovoj mapi. Na mapi mora biti naveden indeks i rok trajanja slučaja. Konsolidacija slučajevima provodi se na temelju nominalne, na primjer, narudžbe, protokola, uputa i tako dalje. Predmeti se mogu konfigurirati u detalje, na primjer, korespondencija s određenim reporter, dopisivanje za nabavu sirovina, dopisivanje s novinarima, u kombinaciji na teritorijalnoj osnovi, i tako dalje.

Kada grupiranje dokumenata treba obratiti pozornost na uvjete njihova skladištenja. Ne može se kombinirati u jednom slučaju dokumentima privremenog i trajnog skladištenja ili različitim razdobljima skladištenja. To ne smije uključiti u nacrtu sporazuma, nebitno dokumenata ili kopija opcije množe. U formiranju poslova treba provjeriti u prisutnosti svih potpisa dokumenata i odgovarajuće vrijeme.

Indeksiranja poslove i redoslijed prioriteta trebaju biti u redoslijedu važnosti. Prvi ocrtava najvažnije dokumente (naredbe i propise i druge administrativne dokumente). Nomenklatura stvari treba sadržavati indekse i naslove poslova, uvjete skladištenja, kako bi evakuaciju. Raspon slučajeva odobren od strane postojećeg poretka u organizaciji i dogovorenih s službenika Državnog arhiva u regiji. Krajem godine u nomenklaturi izdao konačnu evidenciju prikazuje broj slučajeva koji su otvorena tijekom cijele godine u svakoj kategoriji. Podnošenje slučajeva trajnog arhiviranja ili zbrinjavanja privremenih predmeta za pohranu (po dospijeću) provodi se u skladu s utvrđenim Uputom o uredskom-rad organizacijskog prava.