Poslovnih procesa - što je to? Dizajn, simulacija, optimizacija poslovnih procesa

Suvremene metode upravljanja poduzećem sve više zaduživati strane tehnike i tehnologije. I to ne zato što je u modi, već zato što je povoljno i učinkovito. Jedna od tih metoda razbija sve rutinski rad na osnovnim komponentama, a zatim detaljno opisuje svaki dobio poslovni proces. Potrebno je puno vremena, ali izvedena shema omogućuje da pronađete i slabosti i pretjerano proširio odgovornosti i zadatke jasno. Nakon potrošnje upravljanje vremenom mogu prenijeti neke od svojih odgovornosti niz ljestve, oslobađajući sebi vremena za strateško planiranje.

Život u skladu s planom

Druga stvar je da je osoblje tvrtke često ne razumiju značaj ovog postupka i pozdravlja spremnost menadžmenta za identifikaciju ključnih poslovnih procesa. Ipak, sve moramo razumjeti modeliranje i opis osnovnih poslovanja svake jedinice, pa čak i zaposlenika. Što je još gore, ako se stanje u društvu postoje zaposlenici koji studiraju poslovnih procesa tvrtke. Oni neprestano nešto pitaju, omesti i na drugi način ometati provedbu izravnih funkcionalne odgovornosti svih kadrova. Što učiniti?

Počnimo iz daljine. Svako jutro, prije nego što većina nas zadatak - da dođe na posao. Za uspješan rješenja treba vremena da se probudi, okupiti i održati na neki transport (bilo da je osobni automobil ili podzemne automobila). Dalje, svaka komponenta može se podijeliti na manje zahvate: kako bi se probudio na vrijeme, možete postaviti alarm, a možete pitati nekoga da se probudite, itd Bez obzira na rezultat odluke metoda (pravovremeno buđenje) je postignut ... No, rast, naknade i način na koji to rade različite metodologije rješenja i krajnji rezultat. Zapravo, došli smo do prve definicije.

Za što je sve što je potrebno

Dakle, poslovnih procesa - specifičan slijed jednostavnih radnji koje pretvaraju resurse u korisnu krajnjeg proizvoda. U našem primjeru života, postoje tri različita postupka, od kojih svaki zahtijeva svoju vlastitu informaciju za unos i nakon nekog manipulacije dovodi do željenog rezultata. Idi na tvrtku. Bez obzira vašeg poslovanja u svakom poduzeću je rad se određuje profesionalnog odnosa zaposlenih: prijenos podataka, definiranje potrebe za proizvodom, analiza proizvodnje i resursa, itd I važno je imati na umu da sve gore navedeno ima vrijednost samo ako su ispunjeni tri uvjeta ..:

- Informacije dano zanima njezin zaposlenika;

- to je učinjeno u pravo vrijeme;

- oblik u kojem je predstavljena informacija, vrlo je jednostavan i jasan.

Za sumirati navedenog, može se reći da je poslovni proces - je protok informacija, odgovara na tri pitanja: što, gdje i kada. To je za to djelo je izvedena glatko i kontinuirano, potrebno je utvrditi njegove komponente. U tom slučaju će se dupliciranje zadataka, nedostatak umjetnika ili stanke.

Kada jasno definirani poslovni proces, svaki zaposlenik prestane biti neophodna. Sjeti se koliko puta su morali čekati, kada će se bolnica (ili se vratiti s odmora) neke od svojih kolega; u odsutnosti na telefon jednostavno ne prestaje zvoniti, a svatko pokušava shvatiti što i kako radite. A ako vam odgovoriti na zahtjev za vodstvo i napravio prilično detaljan opis poslovnih procesa, možete razveseliti i mirno i opuštanje, a ponekad samo za ručak ...

Vraćajući se na formalne definicije jezika, mi ćemo tvrditi da je opis poslovnih procesa, tvrtka stavlja ove ciljeve:

• razumjeti ukupnu strukturu organizacije i utvrditi dinamiku njegova razvoja;
• utvrditi aktualne izazove i mogućnosti da ih pobijedi;
• uspostaviti jasan za sve sudionike (programere, korisnika, klijenata, itd ...) ciljeve i ciljeve sustava;
• formulirati zahtjeve za potrebnim softverom.

Naravno, sama po sebi, opis poslovnih procesa nije od interesa. Ali ovdje je za reinženjering - primarni zadatak. Samo uz razumijevanje strukture odnosa i način protok informacija, možemo govoriti o promišljanje semantičke opterećenje oba poduzeća i njegovih pojedinih divizija. No, reorganizacija treba provesti kako bi se postigli neki ciljevi: poboljšanje kvalitete usluga; smanjenje troškova; pružajući veću slobodu u odlukama izvođača (smanjenje od uvjeta izvođenja radova) i tako dalje. d.

jednostavna klasifikacija

Najčešće, potreba za opisivanje poslovnih procesa informacijske pojavljuje u poduzećima s funkcionalnim orijentirane strukture. Činjenica da su ciljevi i svrha različitih odjela mogu biti u sukobu jedni s drugima. To će dovesti ne samo do smanjenja profitabilnosti poduzeća, ali i na njegov gubitak konkurentnosti.

Suvremeni pristup upravljanju je sve proces u prirodi. Sav posao se smatra određeni skup procesa (od kojih se sastoji od jedne ili nekoliko elementarnih operacija). Formalizirati i standardizirati pristup usvojen po kategorijama takvi procesi (klasifikacija vrši u odnosu na proizvod dodanu vrijednost):

• Osnovna - one kroz koje tvrtka dobiva prihoda: proizvodnja, marketing, nabavu;
• kontrola - oni koji postavljaju ciljeve i ciljeve odjela i konkretnih izvođača;
• podrška - oni koji osiguravaju proizvodne resurse, ali to ne dodati vrijednost konačnog proizvoda: priprema i odabir kadrova, financijsku potporu, pravne zaštite, itd ...

Osim onih koji su već spomenute neovisnosti ljudskog faktora i pojednostavljenom adaptaciju novih zaposlenika, opis poslovnih procesa omogućuje učinkovito upravljanje troškovima poslovanja tvrtke.

nekretnine

Sada postaje jasno da društvo za upravljanje ne smije samo prepoznati srodne tijeka informacija, ali jasno opisuju sve aktivnosti. Budući da smo već znali da je poslovni proces - je dio cjelokupnog posla, prelazeći od jedne do druge osobe (unutar funkcionalne jedinice ili ne - ne smeta), a zatim premjestiti na činjenicu da je sve u svijetu može biti ujedinjena. Profesionalna aktivnost - pa čak i više.

Bez obzira na opseg svakog poslovnog procesa može se opisati sa istim karakteristikama.

- sučelje - to je početak i kraj jednostavne operacije.

- Vlasnik - zaposleni u poduzeću, koji ne samo da ima potrebne resurse za rad s, ali također planira, analizira, upravlja procesom; i što je najvažnije - to je odgovoran za rezultat.

- Prijava - podatke Poruka primljena u bilo kojem obliku prihvaćen u poduzeću, koji određuje potrebu za informacijama i obilježava početak tog procesa.

- Izlaz - podatke ili materijalizira dio proizvoda koji se konzumira izvan klijenta umjetnik.

- Artist - osoblje tvrtke, koja se bavi istom procesu.

- Resursi - materijal ili informacije o aktivnosti koja se ne mijenja tijekom rada (i to samo služi za pretvaranje podataka unosa u konačni proizvod).

- Kontrola kvalitete - industrija ili unutarnji (od strane društva za upravljanje) pokazatelji za određivanje učinkovitosti rada.

Obvezno izbor elementarnih procesa

Naravno, nije svaka tvrtka mora biti opis poslovnih procesa. Ipak, postoji veliki broj slučajeva koji ne rade bez da zamorno. Koji su glavni:

• Djelatnost poduzeća je automatiziran. U tom slučaju, poslovni proces dijagram prevodi potrebe kupaca u običan jezik programer.
• Unapređenje poslovanja tvrtke. Ne samo modernizacija opreme i tehnologije kako bi poboljšali konačnog proizvoda; optimizacija poslovnih procesa pruža priliku da se identificiraju prednosti i slabosti rada i poduzimanje odgovarajućih kontrolnih rješenja.
• organizacija Potvrda za međunarodne standarde (ISO). Created isti za sve zaposlenike u sustavu kontrole kvalitete.

Kako poslati opis kupca

Modeliranje poslovnih procesa zahtijeva opis svake stavke. Kako to učiniti bezbolno za organizaciju? Tri su glavne metode usvojene u svjetskoj praksi: tekst, grafički i tablični.

tekstualni opis uključuje sve napretka na jednostavan i razumljiv slijed. Oblik i sadržaj može biti slobodan (ako još niste razvili međunarodne ili industrijskim standardima) i regulira dokumenata. Na primjer: odjel prodaje prenosi računovodstvenu dokumentaciju za period u odjelu planiranja; Djelatnici Odjela za planiranje za obavljanje analitički rad za određivanje distribucije i dinamiku potrebi napraviti prilagodbe u proizvodnji; rezultat odjela planiranja prenose na marketing odjel, gdje je analiza uzroka rasta (pada) Prodaja i m d..

Grafički poslovni proces dijagram omogućuje vizualizirati rezultate analitičkog rada. Nema potrebe da podsjetim da je vizualna percepcija informacija najučinkovitije. Dakle, sve vrste grafikona i dijagrama nam omogućiti da brzo shvatiti što se događa i pronaći pravo rješenje.

U slučajevima u kojima je glavni zadatak reforme aktivnosti - optimizacija poslovnih procesa, potrebno je koristiti tabličnom obliku da ih opisati. Uz to lakše razumjeti slijed koraka i smjer protoka informacija. Pločica sadrži ne samo opis funkcije redovnih jedinica, ali i grafovi ulaznih i izlaznih dokumenata, naslov (može se navesti kao cjelinu i pojedinog zaposlenika) i tako dalje. D.

Kako bi opisao poslovni proces

To nije dovoljno provesti analizu poslovnih procesa. Najvažnija stvar u ovom slučaju je točno, ali u isto vrijeme i jednostavnost opisa. Za početak artikulirati ime jednog procesa. To će pomoći u razumijevanju načina svojeg karakteristike, izvedbe i logiku u ukupnom lancu proizvodnih aktivnosti.

Potom biste trebali navesti o kojem se ulazni podaci potrebni za pravilno obavljanje zadatka, kao i popis pružanje resursa. Snimljeni slijed jednostavnih operacija, od kojih se proces neće propustiti i ne zaboravite ništa.

Modeliranje poslovnih procesa ne mogu bez vlasnika procesa i praćenje njegove provedbe sustava. U tom smislu, treba napomenuti u opisu standardnim uvjetima radnog učinka i popis dokumenata koji se šalju na sljedeći link. Ako se pojednostavio opis bi trebao izgledati ovako: „... nakon analize prodaje za razdoblje odjel za planiranje zaposlenik ispunjava utvrđene obrazac (tablica), koji prenosi s odjelom za marketing ...”

Pojednostavljena shema opis proizvodnog procesa

U sastavljanju opise najčešće zaposlenici su suočeni s činjenicom da ne znam kako verbalno komunicirati sadržaj svog rada. Za sustav poslovnih procesa je jasno i strukturirano, možete stvoriti podsjetnik. To odražava pitanja koja treba dati jasan i detaljan odgovor koliko je god moguće. Dakle, ono što su pitanja?

• Što je? Ona opisuje kako je posebno napravljen u ovoj operaciji.
• Zašto? Prenosi cilj rada.
• Kada? Ona određuje tko inicira izvršenje.
• Tko je? To se odnosi na određene umjetnika.
• Kako? Ona navodi potrebne resurse.

Business Process Development sugerira da možete koristiti sve načine opisati. Dakle, možete dobiti najdetaljniji plan rada. Grafički implementacija će otkriti odnos funkcionalnih jedinica, i tekst stol, i dati sadržaj svake operacije. Nažalost, automatizacija poslovnih procesa nije moguće bez tog dugotrajnog predradnji.

Kako prikupiti informacije

U praksi je poznato mnogo načina kako dobiti potrebne informacije. Prvo moramo analizirati regulatorne dokumente koji reguliraju zaposlenike tvrtke. Zatim treba provesti osobne razgovore sa svakom neposrednog počinitelja kako bi opisao sadržaj njegovog rada. Nadalje, kako bi se poboljšati i razjasniti sporna pitanja, konzultanata, analitičari moraju koristiti pratiti provedbu poslovnih procesa.

Ako sveobuhvatnog pristupa rješavanju problema, poslovnih procesa automatizacije ne čini tako dosadan i uzaludno.

Radna grupa

Pa ipak, ako je glavni zadatak tvrtke - automatizaciju poslovnih procesa, te privlačenje vanjskog konzalting društvo za upravljanje ne namjerava, nužno se postavlja pitanje: „Gdje da počnem?” Prvi korak je radna skupina zaposlenika tvrtke. Poželjno je da su članovi radne skupine imaju odlične analitičke vještine i sposobnost slušanja. U stvari, kao što je već rečeno, većina posla je provesti osobne razgovore s poslovnim procesima izvođača.

Zatim morate napraviti pravu sliku funkcioniranja sustava. Što se tiče modernizacije poduzeća rada i donijeti profit govoriti o savršenom restrukturiranja je vjerojatno da će doći. Stoga je potrebno popraviti sustav i smjer protoka informacija na početku optimizacije.

Što je u opisu

Kako bi se izbjegle zabune i nejasnoća u opisu poslovnih procesa, stručnjaci preporučuju korištenje procesa karata. Ovaj standardizirani dokumenti koji omogućuju da se ujedine sve radnje bez obzira na sfere utjecaja umjetnika i složenosti opisanih operacija.

Svaki opis može se podijeliti u sljedeće komponente:

• Postupak jedinstveni oblik (obično tablica);
• karta poslovnih procesa (može biti u bilo kojem obliku - tekstualni opis, grafički ili tablica);
• rute (ulaznih i izlaznih tokova informacija, resursa i financija);
• matrice različitih poslovnih procesa (tablica interakcije između različitih procesa koji omogućuje izdvojiti osnovne i srednje tokove i operacija);
• dijagram toka (dijagram toka poslovnog procesa);
• detaljan tekstualni opis;
• dokumentiranje (stvaranje dokumenata potvrđuju provođenje procesa);
• prepoznavanje pokazatelja poslovnog procesa (izvedbu pretraživanja i pokazatelja, koji može kontrolirati ne samo napredak, već i kvaliteta);
• propisi (drugim riječima, opis radnog mjesta).

pokazatelji

Kao što je više puta istaknuto, svaki proces mora biti nešto izmjeriti. Potrebno je prije svega za procjenu učinkovitosti cijelog poduzeća. Najčešće, stručnjaci preporučuju da se testirati poslovne procese u četiri faktora: vremena, troškova, kvalitete i količine.

No poslovnih procesa modeli su dinamični i raznolika. Dakle, to često nije dovoljno za procjenu samo na brzinu izvođenja radova; morate uzeti u obzir uvjete rada i poduzetništva infrastrukture. Osim toga, gotovo svi industrija ne može postojati bez dobavljačima, financije, logistiku i partnerima. To je ujedno i mjerljive pokazatelje.

I, naravno, ne smijemo zaboraviti medija i ljudski faktor. Što je veća razina obuke, u manje vremena bit će potrebno pregledati upute i unosom podataka.

U srcu većine načela strukturne analize i dizajna (SADT - strukturiranu analizu i dizajn tehnika) metodologije modeliranja sada je postavljen, kao i neke algoritamski jezici. Možete govoriti o postojanju nekoliko osnovnih modela za analizu poslovnih procesa:

- Business Process Modeling - u stvari, modeliranje - otkriva funkcionalni aspekt postojanja tvrtke.

- Rad protoka Modeliranje - opisuje tijek rada i slično crtanje flowcharts.

- Podaci protoka modeliranje - za razliku od prethodnog, opisuje prijenos podataka (informacija); To je dizajniran za proizvodnju niza operacija.

Shewhart ciklus, Deming

Glavni poslovni procesi (1C vam omogućuje da ih odvojiti od općeg popisa) preporuča se opisati u posebnom dokumentu pod nazivom „Pravila proizvodnom radu.” Sve što je manje značajan u prirodi ili se sastoje od malog broja jednostavnih operacija, obično opisana u opisu posla.

Pri izradi pravila moraju uzeti u obzir uvjete ciklusu kontinuiranog poboljšanja društva (model Shewhart-Demingovu). Njegove odredbe tvrde da optimizacije i poboljšanja - beskrajan proces. Odnosno koji se sastoji od takvih upravnih odluka sada upravljanju začarani krug: planiranje, izvršenje, kontrola, podešavanje.

U izradi propisa treba uzeti u obzir načela koja osiguravaju usklađenost modela Shewhart-Deming:

1. Izračun ciljeva za naredni period.
2. Analiza dinamike odstupanja i dokumentacije o navodnim uzrocima.
3. Određivanje korektivnih operacija i analizirati njihovu učinkovitost.

Razvoj modela trebaju biti u skladu s poslovnim pravilima. Kao što je općenito prihvaćeno pravila u korist normativno-pravne baze države u kojoj tvrtka djeluje. Drugi model je osnova za korporativne politike tvrtke.

Implementacija sustava upravljanja kvalitetom, morate voditi brigu o razvoju i usklađivanje poslovnih procesa. Kao što je navedeno ranije u ovom članku - nije uvijek tvrtke osoblje razumije važnost modernizacije započeo. Dovođenje do svakog zaposlenika važnost stvaranja učinkovitog modela poslovnih procesa - zadatak višeg menadžmenta.

Za to je dobro uspostavljen i dobro osmišljen sustav ne samo da će pojednostaviti dobivanje sada biti u skladu s međunarodnim standardima kvalitete ISO 9001: 2008, ali i značajno poboljšati učinkovitost svakog zaposlenika.

Oba ova faktora voditi tvrtku za povećanje konkurentnosti na tržištu, koji se, pak, ima blagotvoran učinak i za investitora i klijenata.