PDCA ciklus - filozofija kontinuiranog unapređenja poslovanja

Ciklus PDCA (ciklus deminga) jedan je od osnovnih pojmova u modernoj teoriji upravljanja. Također se temelje standardima ISO 9000 serije, koje se koriste diljem svijeta za upravljanje kvalitetom u poduzećima svih veličina i vrsta.

definicija

Deming PDCA ciklus je tehnologija kontinuiranog unapređenja procesa u poslovanju iu bilo kojem drugom području djelovanja. Naziv ove metode je kratica od 4 riječi engleskog jezika, što znači logički slijed faza poboljšanja:

• P - Plan (plan);
• D-Do (učinite to);
• C - Provjeri (provjeri, analizira);
• A - Zakon.

Sve je logično i jednostavno: prvo morate razmišljati o akcijama. Tada se izvršavaju u skladu s planom. Treći korak je analiza rezultata. I konačno, posljednja faza - Zakon - uključuje uvođenje posebnih promjena za poboljšanje procesa i / ili postavljanje novih ciljeva. Nakon toga započinje faza planiranja na kojoj se treba uzeti u obzir sve što je učinjeno prije toga.

Shematski, PDCA kontrolni ciklus predstavljen je kao kotač, koji pokazuje kontinuitet ovog procesa.

Sada razmotrite svaki korak detaljno.

Plan (plan)

Prva faza planira. Potrebno je jasno formulirati problem, zatim odrediti glavne smjernice za rad i doći do optimalnog rješenja.

Tipična pogreška je razviti plan temeljen na subjektivnim nagađanjima i pretpostavkama upravljanja. Ne znajući korijene uzroka problema, u najboljem slučaju je moguće neutralizirati svoje posljedice, a zatim privremeno. Koje alate mogu koristiti za to?

Metoda "5 Zašto"

Razvijen je još u 40-im godinama, ali je dobio popularnost nakon 30 godina, kada je počela aktivno koristiti tvrtku Toyota. Kako provesti takvu analizu?

Prvo je nužno formulirati i zapisati problem. Zatim pitajte: "Zašto se to događa?" I zapišite sve razloge. Nakon toga, morate učiniti isto za svaki odgovor. Zatim slijede isti obrazac, a pitanje "Zašto?" Neće se postaviti 5 puta. U pravilu, to je peti odgovor koji je pravi razlog.

Dijagram Ishikawa

Ova metoda omogućuje vam grafički prikaz odnosa uzročno-posljedičnih pojava bilo kojeg fenomena u poslovanju. Ime je dobio po svom tvorcu, kemičaru Kaora Ishikawa, i široko se koristi u upravljanju.

Prilikom izrade dijagrama identificiraju se pet mogućih izvora problema: čovjek, materijali, okoliš (okoliš), oprema i metode. Svaki od njih, pak, može sadržavati detaljnije razloge. Na primjer, rad zaposlenika ovisi o razini vještina, zdravlja, osobnih problema i tako dalje.

Redoslijed izgradnje Ishikawa dijagrama:

1. Nacrtajte vodoravnu strelicu udesno, a blizu točke zapišite jasno formulirani problem.
2. Pod padinom do glavne strelice, prikazuju pet glavnih čimbenika utjecaja, o kojima smo govorili gore.
3. Upotrijebite male strelice da biste prikazali detaljne razloge. Ako je potrebno, možete dodati manje grane. To je učinjeno sve dok se ne izbrišu svi mogući uzroci.

Nakon toga, sve dobivene opcije napisane su u stupcu, od najrealnijih do beznačajnih.

"Brainstorming"

Kolektivna rasprava sa stručnjacima i ključnim osobljem, u kojoj je zadatak svakog sudionika da navedemo što više potencijalnih uzroka i mogućih rješenja problema, uključujući i one najfascinantnije.

Nakon teorijske analize potrebno je pronaći stvarne činjenične podatke, potvrđujući da su uzroci problema ispravno određeni. Zakon na temelju nagađanja ("najvjerojatnije ...") je nemoguće.

Što se tiče planiranja izravno, ovdje su važne i specifičnosti. Važno je postaviti vremenski okvir za izvršenje, napisati jasnu sekvencu radnji i mjerljive rezultate (uključujući međufazne rezultate) na koje bi trebali voditi.

Do (Do)

Druga faza ciklusa PDCA je provedba plana, uvođenje promjena. Najčešće je poželjnije prvo provoditi odluke donesene na malom mjerilu, provesti "terensko ispitivanje" i provjeriti kako funkcionira u malom prostoru ili objektu. Ako postoje kvarovi u vremenu, kašnjenja, važno je razumjeti razloge (nerealno planiranje ili nedostatak discipline od strane zaposlenika). Osim toga, implementiraju i srednji sustav kontrole koji omogućuje ne samo čekanje rezultata, već stalno pratiti ono što je već učinjeno.

Check (Provjera)

Jednostavnim riječima, sada je potrebno odgovoriti na jedno i jedino pitanje: "Što smo naučili?". Ciklus PDCA podrazumijeva stalnu procjenu postignutih rezultata. Potrebno je procijeniti napredak prema postavljenim ciljevima, odrediti što dobro funkcionira i što treba poboljšati. Uglavnom, to se provodi provjerom izvješća i druge dokumentacije poduzeća.

Da bi uspješno implementirali ciklus Shuharta-Deming (PDCA) u poslovanju, potrebno je redovito izvještavati o obavljenom poslu i raspraviti rezultate s zaposlenicima. Idealan alat za ovo je uvođenje ključnih pokazatelja uspješnosti KPI-a, na temelju kojih se gradi sustav motivacije i promocije najplodnijih zaposlenika.

poduzeti

Posljednji korak je zapravo akcija. Može postojati nekoliko opcija:

• Provesti promjenu;
• Napustiti odluku ako se ispostavilo da je nedjelotvorno;
• Ponovite sve korake ciklusa PDCA još jednom, ali izvršite određene korekcije u tom procesu.

Ako nešto dobro funkcionira i može se ponoviti, ta se odluka treba standardizirati. U tu svrhu poduzete su odgovarajuće promjene u dokumentaciji tvrtke: propisi o radu, upute, popisi za provjeru, programi osposobljavanja osoblja, itd. Paralelno treba procijeniti mogućnost uvođenja poboljšanja u druge poslovne procese u kojima mogu nastati slični problemi.

Ako razvijen plan djelovanja ne donosi očekivane rezultate, morate analizirati razloge neuspjeha, a zatim se vratiti na prvu fazu (Plan) i isprobati drugu strategiju.