Poslovni sastanak - priprema i ponašanje.

Poslovni sastanak je oblik poslovne komunikacije, svrha kojih - ideja, razumijevanje problema i pitanja od poduzeća (organizacije) i usvajanje odgovarajućih rješenja.

Vrste poslovnih sastanaka su namijenjena za glavni cilj ili zadataka koje treba riješiti: planiranje, motivaciju, interna pravila, za kontrolu aktivnosti zaposlenika i drugih.

I priprema poslovni sastanak ima specifičnu tehnologiju, prianjaju na koju se lako može svladati ovaj oblik poslovne komunikacije.

Korak 1. Identificirati ciljeve sastanka i dnevnom redu.

Poslovni sastanak - to nije samo skup zaposlenika. Njegov cilj je da izgleda kao gol-rezultat, tj određenu odluku. Dakle, ovaj rezultat treba biti formulirani u unaprijed. Što je konkretniji tekst odluke, sastanak će se održati efikasnije i rezultat će biti dosignut. U procesu definiranja ciljne organizator mora odgovoriti na pitanje: Može li se ovaj problem može riješiti određeni zaposlenik u tekućem stanju? Je li moguće zamijeniti neki drugi oblik susreta adresu problem?

Dnevni red se pripremiti unaprijed. Sastanak mora biti upoznat s nadolazećeg rasprave, potreban materijal da bi mogli razmišljati o rješenju. Osim toga, svaka stavka mora imati svoj cilj-rezultat. Osim točkama dnevnog reda, sudionici su informirani vrijeme dodijelili za raspravu o svakom pitanju.

Korak 2. Određivanje vremena obavljanja i broj sudionika.

Tradicionalno, poslovni sastanci (osim u slučaju opasnosti) održavaju se na određeni dan u tjednu u popodnevnim satima. Odredite broj sudionika je potrebno kako bi se to minimalni broj zaposlenih. Optimalna varijanta 6-7 ljudi. Konstruktivni pitanja i izazovi ovisi o prisutnosti samo zainteresiranih osoba. Sastanak je bolje povjeriti zaposlenicima koji su najkompetentniji za ovu temu.

Korak 3. Organizacija mjesto.

Organizatori moraju predvidjeti, koliko je to moguće, kompatibilnost sastanka. To će na taj način omogućiti da organizirati stolice i sjedenje za ljude da se poveća učinkovitost komunikacije. Informacije doživljava bolje i brže ako se dobro vidljivih lica, oči, geste govornika.

Korak 4. vođenje sastanaka: trajanje i propise.

Poslovni sastanak ima neke komponente koje izravno utječu na djelotvornost odluke. Trajanje optimalno ne bi trebala prelaziti 40-45 minuta. Psihološki, kolektivni um neće moći raditi produktivno tijekom tog vremena. Ako želite nastaviti raspravu, preporučljivo je uzeti pauzu u trajanju od najmanje 30 minuta, čime se povećava zdravlje, njegu.

Poslovni sastanci trebaju biti ograničenje govora. Praćenje usklađenosti s pravilima - smatrati odgovornim predsjednika. Međutim, poštivanje pravila sastanka pokazuje kompetentnost zaposlenika.

Korak 5. Zapisnik sastanka.

Izrada službeni dokument koji bilježi glavne faze sastanka, imena govornika, prijedloga i odluka, što je bitna komponenta poslovnog sastanka. Na temelju izvješća, voditelj pravo zahtijevati izvršenje odluke.

Korak 6. Analiza pripreme i održavanja sastanka.

Poslovni sastanak je uspješna ako možete odgovoriti da na pitanja: Koliko dobro definiran krug sudionika na sastanku? Ima položaj sudionika učinkovitosti komunikacije? Što se tiče sastanka su zainteresirani za problematiku raspravi? Koji je služio kao ad hoc odluka strategije? Koje su proturječnosti između osobnih i kolektivnih ciljeva očituje? Koji je bio razlog bilo sukoba (ako se dogodilo)? Učinkovito je proveo vrijeme sastanka?